Kerromme tässä Certor Oy:n tietosuojaselosteesta.

1. Rekisterinpitäjä

Certor Oy (Y-tunnus 3647560-6)
Malagankatu 8, 00220 Helsinki.
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Mikael Rintala, info@certor.fi

2. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi

• Asiakkaiden ja yhteydenottajien yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelin, yrityksen tiedot). Käytämme näitä asiakassuhteen hoitamiseen ja yhteydenottoihin vastaamiseen.

• Uutiskirjeen tilaajan sähköpostiosoite. Käytämme sitä uutiskirjeen lähettämiseen.

Oikeusperusteemme on tilanteesta riippuen lakisääteinen velvoite, sopimus, oikeutettu etu tai suostumus.

Emme tee henkilötietojen perusteella automaattisia päätöksiä emmekä profiloi.

3. Osana työtämme käsiteltävät henkilötiedot

Toimeksiantojemme toteuttaminen edellyttää, että käsittelemme asiakkaan meille toimittamaan aineistoon sisältyviä henkilötietoja. Näitä voivat olla esimerkiksi henkilöstöä koskevat tiedot kuten palkkatiedot, hallituksen ja johdon tiedot, tosiasiallisia edunsaajia koskevat tiedot sekä kirjanpitoaineistossa ja asiakirjoissa esiintyvät yhteyshenkilöiden tiedot.

Käsittelemme näitä tietoja lakisääteisten ja sopimusperusteisten tehtäviemme hoitamiseksi, ja toimimme tältä osin itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Tietolähteenä on asiakas. Meitä sitoo lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Asiakas kertoo omassa tietosuojaselosteessaan, että se voi luovuttaa tietoja tilintarkastajalle ja asiantuntijalle.

4. Tietojen luovutukset

Emme myy henkilötietoja. Voimme luovuttaa tietoja viranomaisille lain niin edellyttäessä sekä käyttämillemme palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja lukuumme sopimuksen perusteella. Toimeksiantojen yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja emme siirrä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Verkkosivustomme osalta käyttämämme alusta (Framer / AWS) saattaa siirtää teknisiä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle; nämä siirrot suojataan EU:n hyväksymillä siirtomekanismeilla, kuten EU–US Data Privacy Framework -sopimuksella tai komission mallisopimuslausekkeilla (SCC).

5. Säilytysaika

Säilytämme toimeksiantoaineistoa ja henkilötietoja lain vaatimusten mukaisesti.

Asiakasrekisterissä olevia asiakastietoja säilytetään 10 vuotta asianomaisen toimeksiannon päättymisestä.
Toimeksiantoa koskevia asiakirjoja säilytetään vähintään 6 vuotta tilintarkastuslain mukaisesti silloin, kun kyseessä on tilintarkastustoimeksianto.

6. Tietoturva

Käsittelemme tietoja luottamuksellisesti. Pääsy tietoihin on rajattu niitä työssään tarvitseviin, ja käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia. Hyödynnämme toimeksiantojen suorittamisessa tietoturvallisia ohjelmisto- ja tekoälyratkaisuja. Kun käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia (kuten tekoälyrajapintoja) aineiston prosessointiin, he toimivat Certor Oy:n lukuun lainsäädännön mukaisina henkilötietojen käsittelijöinä. Olemme varmistaneet tietosuojan heidän kanssaan tehdyillä tietojenkäsittelysopimuksilla (DPA). Kaikki tekoälyavusteinen asiakasaineiston prosessointi tapahtuu yksinomaan EU/ETA-alueella sijaitsevilla palvelimilla. Asiakkaiden henkilötietoja tai muuta toimeksiantoaineistoa ei koskaan tallenneta tekoälypalveluiden pysyvään muistiin, eikä niitä käytetä tekoälymallien opettamiseen.

7. Sinun oikeutesi

Voit tarkastaa sinua koskevat tiedot, pyytää niiden oikaisua tai poistamista, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä sekä peruuttaa suostumuksesi. Osaan oikeuksista liittyy rajoituksia, kun käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen. Ota yhteyttä osoitteeseen info@certor.fi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto).

8. Evästeet

Verkkosivustomme käyttää vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Käytössä oleva kävijäanalytiikka on evästeetön, joten erillistä evästesuostumusta ei tarvita. Jos otamme jatkossa käyttöön analytiikka- tai markkinointievästeitä, pyydämme niihin suostumuksen erikseen.

9. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä selostetta julkaisemalla uuden version tällä sivulla. Muutosten yhteydessä päivitämme sivun yläreunan päivämäärän, ja uusi versio on voimassa kyseisestä päivästä alkaen. Suosittelemme lukemaan selosteen säännöllisesti.